Cuándo dar una deuda por perdida y cómo desgravarla sin errores

Llega el cierre del ejercicio y aparece la factura de siempre: vencida hace ocho meses, el cliente ya no contesta y el comercial te dice que "esa no va a entrar". La tentación es apuntarla como pérdida y pasar página. Hacerlo mal significa perder dos veces: el dinero de la factura y el que Hacienda te habría devuelto si hubieras seguido el procedimiento.

Dar una deuda por perdida no es un gesto contable. Son dos mecanismos fiscales distintos, con plazos distintos, exclusiones distintas y una condición común que casi nadie cumple a tiempo: haber reclamado formalmente antes.

"Darla por perdida" son tres decisiones que no van juntas

Conviene separarlas desde el principio porque se toman en momentos distintos y ninguna implica las otras. La primera es contable: reconocer el deterioro del crédito porque hay dudas razonables sobre el cobro. La segunda es fiscal y tiene dos ramas, Sociedades e IVA. La tercera es jurídica: dejar de reclamar.

El error más caro es tomar la tercera decisión sin haber ejecutado bien la segunda. Un administrador provisiona la factura, la saca del cuadro de cobros y la olvida. Dos años después descubre que el IVA repercutido, que ya ingresó en su día, nunca se recuperó porque el plazo para rectificar se había cerrado.

Ojo al orden inverso: el reconocimiento contable de la pérdida no interrumpe nada frente al deudor. La acción sigue corriendo hacia el plazo del artículo 1964.2 del Código Civil, y lo que sí lo detiene es reclamar. Por eso conviene saber cuándo empieza a contar el reloj que deja tu factura sin defensa judicial antes de decidir nada fiscalmente.

Vía 1: el deterioro deducible en el Impuesto sobre Sociedades

El artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades permite deducir el deterioro de los créditos por posible insolvencia cuando, a la fecha de devengo del impuesto, han transcurrido seis meses desde el vencimiento. Ese supuesto cubre la mayoría de los impagos comerciales: no hace falta concurso ni sentencia, basta con que la factura lleve medio año vencida al cierre del ejercicio.

El mismo artículo abre la deducción sin esperar esos seis meses cuando el deudor está declarado en concurso, procesado por alzamiento de bienes, o cuando la obligación ha sido reclamada judicialmente o es objeto de un litigio del que dependa su cobro. Reclamar acelera la deducibilidad, no la retrasa.

Las exclusiones son la parte que se ignora. No son deducibles los créditos frente a entidades de derecho público, salvo que estén sometidos a un procedimiento judicial o arbitral sobre su existencia o cuantía, ni los adeudados por personas o entidades vinculadas, salvo insolvencia judicialmente declarada. Quedan fuera también los créditos afianzados por entidades de crédito o cubiertos por garantía real, seguro de crédito o caución. Si exigiste garantías, esa cobertura reduce lo que puedes deteriorar, y merece la pena repasar cómo funcionan el aval y la fianza personal al firmar un contrato antes de decidir qué importe provisionas.

Vía 2: recuperar el IVA que ya ingresaste

Esta es la que duele si se pierde, porque ese dinero salió de tu tesorería. Al emitir la factura repercutiste el IVA y lo ingresaste en la autoliquidación, aunque el cliente nunca te pagara. El artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA permite modificar la base imponible cuando el crédito se considera total o parcialmente incobrable.

La condición temporal tiene dos velocidades y un punto de partida propio: el devengo del impuesto repercutido, no el vencimiento de la factura. Esa distinción importa: si vendes en enero y cobras a noventa días, el reloj del IVA lleva tres meses corriendo cuando el del deterioro aún no ha empezado. La regla general exige que haya transcurrido un año desde ese devengo sin obtener el cobro. Pero si tu volumen de operaciones del ejercicio anterior no superó 6.010.121,04 €, el plazo se reduce a seis meses, que es el caso de la inmensa mayoría de pymes y autónomos. A eso se añaden dos condiciones: que la operación esté reflejada en los libros registro y que, cuando el destinatario no sea empresario ni profesional, la base imponible de la operación supere los 50 €.

La tercera condición es la que conecta con todo lo demás: hay que haber instado el cobro del deudor. La reclamación judicial y el requerimiento notarial sirven, y también cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación de cobro. Y hay una ventana: la modificación debe realizarse dentro de los seis meses siguientes a que finalice el plazo de seis meses o un año, con la factura rectificativa comunicada a la Agencia Tributaria en el mes siguiente a su expedición. Ese plazo era de tres meses hasta que la Ley 31/2022 lo amplió al doble con efectos desde el 1 de enero de 2023. Fuera de esa ventana, el IVA no se recupera.

Los dos caminos, uno al lado del otro

Ponerlos en paralelo aclara por qué no son alternativos sino acumulativos, y por qué el calendario de uno no sirve para el otro.

Fíjate en la fila de la caducidad, la asimétrica. En Sociedades, si no dotaste el deterioro este año lo dotarás el siguiente y el efecto llega igual, con retraso. En IVA no hay segunda oportunidad: pasada la ventana, ese importe se queda donde está.

Un caso con números: la factura de 8.470 €

Emites una factura el 15 de enero de 2026 por 7.000 € de base más 1.470 € de IVA al 21 %: 8.470 €, con vencimiento el 15 de marzo. Eres una sociedad que tributa al 25 % y el año anterior facturaste muy por debajo del umbral de 6.010.121,04 €.

El cliente no paga, y las dos puertas se abren en fechas distintas. El IVA cuenta desde el devengo, el 15 de enero, así que los seis meses se cumplen el 15 de julio de 2026 y la ventana para modificar la base imponible se extiende otros seis meses, hasta el 15 de enero de 2027. El deterioro cuenta desde el vencimiento, el 15 de marzo, de modo que los seis meses se cumplen el 15 de septiembre de 2026 y la dotación produce efecto ya en el ejercicio 2026. Anotar las dos fechas por separado es la mitad del trabajo.

Si haces las dos cosas, recuperas 1.470 € de IVA y deduces un deterioro de 7.000 € que, al 25 %, se traduce en 1.750 € de menor cuota. Total recuperado: 3.220 €. Si solo provisionas y olvidas el IVA, el deterioro es de 8.470 € y el ahorro fiscal, de 2.117,50 €. La diferencia por no mover un papel a tiempo es de 1.102,50 €.

Aun haciéndolo todo bien, la pérdida real asciende a 5.250 €: el 62 % de la factura. Ese porcentaje es la respuesta a la pregunta de si sale a cuenta reclamar, y explica por qué incluso importes modestos merecen una gestión formal, algo que desarrollamos al analizar si compensa reclamar una deuda pequeña.

La reclamación formal es la llave de las dos puertas

Aquí está el matiz que cambia el orden de las cosas. Mucha gente reclama por cortesía y provisiona por prudencia, como si fueran actos independientes. La reclamación documentada es el requisito legal de una vía y el acelerador de la otra, además de lo único que detiene la prescripción según el artículo 1973 del Código Civil.

Un correo pidiendo el pago no siempre construye ese expediente. Necesitas la prueba de qué se reclamó, a quién, por qué importe y en qué fecha, con constancia de la entrega. Un burofax con acuse y certificación de texto acredita envío, contenido, fecha y entrega: ese es el material que sostiene la modificación de la base imponible y el que se aporta si el asunto acaba en un monitorio.

Hay un efecto colateral poco valorado: reclamar en firme a los treinta o sesenta días revela mucho antes si el cliente tiene un problema puntual de tesorería o si ha decidido no pagarte. Con esa información, provisionar se decide con criterio y no por cansancio. Es la parte operativa de poner al día las facturas vencidas de tu cartera, y su coste es menor de lo que la mayoría estima, como detallamos en el desglose de lo que cuesta reclamar una deuda en España.

Checklist antes de dar el ejercicio por cerrado

Revisa esta lista con el mayor vencido delante, factura por factura. Cinco minutos por documento evitan la mayoría de los problemas.

• Anota dos fechas por factura: la del vencimiento, que manda en el deterioro, y la del devengo del IVA repercutido, que manda en la rectificación.
• Marca las que cumplen seis meses desde el vencimiento antes del cierre del ejercicio y las que están dentro de la ventana de seis meses del IVA.
• Aparta los créditos frente a entes públicos, vinculadas y los cubiertos por garantía o seguro: siguen otro régimen.
• Verifica que existe reclamación documentada con fecha y prueba de entrega para cada crédito que vayas a rectificar en IVA.
• Emite la factura rectificativa y comunícala a la Agencia Tributaria dentro del plazo del mes siguiente.
• Anota en el expediente la fecha en que prescribiría la acción, para no perder el derecho mientras la deuda está provisionada.
• Deja el crédito activo en el cuadro de seguimiento: provisionado no significa renunciado.

Qué pasa si el cliente paga después

Ocurre más de lo que parece, sobre todo cuando el deudor recompone su tesorería o cuando la reclamación aterriza en la mesa correcta. El tratamiento es simétrico: el cobro posterior revierte el deterioro y genera un ingreso en el ejercicio en que se produce, y en IVA obliga a rectificar de nuevo al alza la base modificada.

Nada de eso es un castigo, es contabilidad. Lo relevante es que provisionar no cierra la puerta a cobrar y que abandonar la reclamación sí la cierra, primero de hecho y después por prescripción. Mantener viva la gestión mientras el crédito está deteriorado es lo que separa a quien acaba recuperando parte de su morosidad de quien no recupera nada; ahí está el verdadero coste de convivir con impagados sin gestionarlos.

Y en deudas entre empresas recuerda que lo que reclamas no es solo el principal: la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad establece la mora automática sin necesidad de requerimiento y una indemnización de 40 € por costes de cobro, además del interés de demora comercial, que en el segundo semestre de 2026 está en el 10,40 %.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el deterioro si no he reclamado nada?

Sí, si han pasado seis meses desde el vencimiento a la fecha de devengo del impuesto y el crédito no está en ninguna de las exclusiones. El requisito de reclamación previa pertenece a la vía del IVA, no a la del deterioro. Ahora bien, sin reclamación tampoco tienes prueba de la gestión ni has interrumpido la prescripción, así que estarías renunciando a cobrar por escrito.

Soy autónomo en estimación directa. ¿Me aplica lo mismo?

La mecánica del IVA es idéntica, con los mismos plazos contados desde el devengo y la misma ventana de seis meses para rectificar. En la imposición directa no aplicas el artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, sino las reglas del rendimiento de actividades económicas, que remiten al concepto de pérdida por deterioro con matices propios. El calendario práctico, sin embargo, funciona igual: seis meses y reclamación documentada, contando desde el vencimiento para la imposición directa y desde el devengo para el IVA.

El deudor es un ayuntamiento. ¿Puedo hacer algo?

El deterioro frente a entidades de derecho público no es deducible salvo que exista un procedimiento judicial o arbitral sobre la existencia o cuantía del crédito. Para el IVA, la modificación de la base imponible frente a un ente público exige una certificación del propio órgano deudor que reconozca la obligación y su cuantía. Es más burocracia, pero es viable.

¿Perder el plazo del IVA me impide seguir reclamando la deuda?

No. Son planos independientes. Puedes haber perdido la ventana de rectificación y conservar intacta la acción civil para reclamar los 8.470 € completos, incluido el IVA que ya ingresaste. Lo que has perdido es la posibilidad de que Hacienda te devuelva ese importe si el cliente nunca paga.

¿Cuánto tiempo puedo esperar antes de que sea tarde para todo?

Para el IVA, meses. Para la acción civil, el plazo general de cinco años de las acciones personales, con la particularidad de que cada reclamación extrajudicial documentada lo reinicia. Si tienes facturas de 2022 sin reclamar, el orden correcto es primero comprobar la fecha de prescripción y después reactivar la reclamación del importe pendiente, no al revés.

El orden correcto

Reclama primero, provisiona después. Ese cambio de secuencia lo resume todo: la reclamación formal habilita la vía del IVA, adelanta la deducibilidad en Sociedades si el asunto entra en el juzgado, interrumpe la prescripción y te da información real sobre la solvencia del cliente.

Marca dos fechas por factura vencida: el día en que cumple seis meses y el día en que se cierra la ventana de rectificación. Con esas alertas y un expediente bien documentado, dar una deuda por perdida deja de ser una derrota administrativa y pasa a ser una decisión con números detrás.